Sularaha hoidmise, nõuetekohase arvestuse ja igasuguse kahju eest, mis on ettevõttele tekitatud nii tahtmatu kui tahtliku tegevuse tagajärjel, vastutab kassapidaja.
Kassapidajaga sõlmitakse materiaalse vastutuse leping, millega sätestatakse kassapidaja materiaalne vastutus.
Tööajal hoitakse kassas vajalikku hulka sularaha tehingute teostamiseks, mis paigutatakse kindla summa täitumisel või kindlatel tähtaegadel seifi. Tööpäeva lõpul tuleb kassasse makstud raha ja väljamaksmata raha paigutada seifi.
Kui ettevõttes on palju kassasid, näiteks jaekaubanduses, siis on vahetusraha väljaandjaks ja kogumiseks eraldi töötaja, kes vastutab kogu sularahakäibe- ja arvestuse eest. Toimunud tehing fikseeritakse kirjalikult sularaha üleandmise ja vastuvõtmise aktis.
Kassasse suleraha sissetuleku vormistamise algdokumendiks on kassa sissetuleku order, mis koosneb orderi ja kviitungi osast. Peale kassatehingute teostamist (raha vastuvõtmist maksjalt) antakse kassa sissetuleku orderi täidetud kviitungi osa raha maksjale.
Kassa sissetuleku orderi kviitung jäetakse täitmata kui kassapidaja toob ise raha pangast kassasse.
Raha väljamaksmine kassast vormistatakse kassa väljamineku orderiga. Raha väljamaksmisel peab kassapidaja nõudma isikut tõendava dokumendi esitamist.
Raha saaja kirjutab kassa väljamineku orderile saadaoleva rahasumma, kuupäeva ja allkirja ning isikut tõendava dokumendi andmed.
Kassaorderitel ei tohi olla ühtegi parandust, kõik orderid peavad olema nummerdatud ning peale märgitud tehingu toimumise kuupäev.
Kassapidaja peab orderi allkirjastama peale toimunud tehingut.
Kassa sissetuleku ja väljamineku orderid on algdokumendid raha liikumisel, maksuarvestuse seisukohalt ei oma nad tähtsust.
Kõik kassaorderid registreeritakse kassaraamatus. Kassaraamatut täidab kassapidaja iga päev kui on toimunud tehingud sularahaga, märgitakse perioodi sularahaliikumised ning saldod. Kui kassatehingute arv on väike siis on lubatud kassaraamatut täita pikema ajavahemiku möödumisel.
Mõisted väike kassatehingute arv ja pikem ajavahemik mõtestatakse vastavalt summaliselt ja arvuliselt lahti ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjades.
Jaekaubandusettevõtetes, kus on mitmeid kassasid, ei vormistata iga tehingu juures kassa sissetulekuorderit. Tehing registreeritakse kassaaparaadis elektrooniliselt ning kliendile väljastatakse ainult sularahaarve. Elektroonilised kassatehingute salvestised on sellisel juhul sularahatehingute algdokumendiks.
Anno 1992